はじめに：その「名前変更」、本当に必要ですか？
部下や代理店から、メールで 企画書_v1.pptx が届く。 ↓ デスクトップにダウンロードする。 ↓ 開いてコメントを書き込む。 ↓ 企画書_v1_確認済み_田中.pptx に名前を変える。 ↓ メールに添付して送り返す。
この「バケツリレー」、あまりにも無駄が多すぎませんか？ ファイルを送り返した瞬間に、「どれが最新版か」がわからなくなり、先祖返り（古いファイルを使ってしまう事故）のリスクが生まれます。
令和のビジネスにおいて、ファイルを物理的に「添付」して送るのは、もはやナンセンスです。 効率的なチームは、「ファイルを送らず、ファイルの『場所（URL）』を送ります」。
解決策：「共有ボタン」を押す勇気を持とう
やることは単純です。 ExcelやPowerPointの右上にある**「共有（Share）」ボタン**。これを使っていますか？
- ファイルをOneDrive（またはSharePoint/Teams）に保存する。
- 右上の「共有」ボタンを押す。
- 「リンクをコピー」を押す。
- そのURLをチャットやメールに貼る。
これだけです。 相手には「ファイルそのもの」ではなく「ファイルへの扉」が届きます。 たったこれだけのことで、レビュー業務のストレスは消滅します。
メリット1：DLもアップロードも不要
URLをクリックすれば、ブラウザ（またはアプリ）でファイルが開きます。 相手はそのままコメントを書き込み、閉じれば自動保存されます。
- 「DLして保存する時間」→ 0秒
- 「名前を変える時間」→ 0秒
- 「メールに添付する時間」→ 0秒
あなたの仕事は、ただ**「URLを開いて、コメントして、閉じる」**だけ。 PCのダウンロードフォルダがゴミファイルで溢れかえることもなくなります。
メリット2：リアルタイムで「会話」ができる
ファイルを添付してしまうと、あなたがチェックして送り返すまで、相手は作業が止まります。
しかし「リンク共有」なら、同じファイルを同時に開けます。 あなたがコメント機能で「ここ、数字間違ってない？」と書けば、相手の画面に即座に通知がいき、その場で「あ、修正します！」と直すことができます。
これが**「共同編集」**の威力です。 メールの往復で3日かかっていた確認作業が、Zoomを繋ぎながらその場の30分で完結します。
メリット3：「＠メンション」でメールすら不要にする
さらに上級者は、レビュー完了のメールすら送りません。 WordやExcelの「コメント機能」で、相手を指定して書き込みます。
「@佐藤さん ここの表現、コンプラ的にOKか確認してください」
こうやって「@」をつけてコメントすると、佐藤さんに「あなたへのメンションがあります」という通知が自動で飛びます。 佐藤さんはその通知から直接該当箇所に飛び、返信するだけ。
「お疲れ様です。添付ファイルを確認しました。〜〜の件ですが…」という形式的なメールを書く時間は、人生から不要になります。
まとめ：ファイルは「渡す」ものではなく「見に来てもらう」もの
「セキュリティ的に社外にはリンクを送れない」というケースもあるでしょう。 しかし、社内メンバーや、許可されたパートナー間であれば、ファイルを添付する理由は一つもありません。
- ファイルを添付する＝情報の複製（コピー）を作る
- リンクを送る＝原本（マスター）を共有する
この意識を持つだけで、あなたのレビュー業務は劇的に速く、そしてミスがなくなります。 明日から「ファイルを添付してください」と言われたら、「リンクで共有しますね」と返せるようになりましょう。
