「とりあえず集まろう」で始まる会議、まだやっていませんか？
会議は「仕事をしている感」が出やすいですが、実は最も生産性を奪う落とし穴でもあります。
今回読み解いた資料には、「会議時間を半減させ、意思決定の質を高めるための具体的な『型』」が体系化されていました。
明日からの会議を変える、3つの鉄則と具体的な進め方を解説します。
目次
1. 会議の鉄則：集まるのは「決める時」だけ
まず、会議に対するマインドセットを根本から変える必要があります。資料では以下の3つが「会議のポイント」として定義されています。
- 「報告」で集まるな
- 打ち合わせは「議論」や「意思決定」のためだけに行うこと。
- 単なる情報共有や確認は、チャットやメール（非同期コミュニケーション）で済ませる。
- 当日読むな、事前に読め
- 資料と相談ポイントを事前に共有することで、会議当日の「読み上げ時間」をカットし、会議時間を半減させる。
- 双方の意識改革
- 上長（相談される側）は、てにをは（文言）の修正にこだわらない。
- 部下（相談する側）は、相手への配慮（事前送付など）を徹底する。
2. 理想的な「会議のタイムライン」
ダラダラ会議を撲滅するための、具体的な時系列フローがこちらです。
【会議2日前】勝負はここで決まる
- 相談者： 資料とアジェンダを送る。「全部読んで」はNG。「P4のドラフトを確認してほしい」とピンポイントで指定する。
- 相談先： 必ず事前に目を通す。「資料は不要だが、予算については当日話したい」など、追加論点があれば返す。
【会議冒頭】アジェンダの握り
- 「前回はこうでした」という状況シェアから入り、今日の優先順位を提示する。
- 「今回はA案の進め方が相談のメインです。Bの資料確認は後でメールでOKです」と、やらないことを決める。
【会議中】タイムマネジメント
- 「あと20分ですが、このまま続けて大丈夫ですか？」と常に残り時間を意識する。
- 議論がそれたら「Bの話は次回でいいので、今はAを詰めましょう」と軌道修正する。
【会議の締め】ネクストステップ（Next Step）の確約
- 「誰が（Who）」「いつまでに（When）」「何をするか（What）」を必ず決めて終わる。
- 「後でメールします」で終わらせず、その場でタスクを確定させる。
3. 上司・決裁者が守るべき「フィードバックの作法」
会議が長引く原因の多くは、実は「相談を受ける側（上司）」の曖昧な指示にあります。
資料にある「Do’s & Don’ts」が非常に秀逸です。
| 項目 | ❌ ダメな上司 (Don’ts) | ✅ できる上司 (Do’s) |
| 指摘 | 「なんか気になる」「リスク高いかも」と感想だけ言う。 「もう一度詰めてから持ってきて」と突き返す。 | 「A案に対するB案」や「修正案」を出す。 「判断するには〇〇の検証が必要」と具体的アクションを示す。 |
| 完成度 | 完璧主義。文言修正ばかり指摘する。 必要以上に詳細な分析を求める。 | 「時点版」で許容する。 意思決定に必要な「最低限の資料」で判断を下す。 |
| 論点 | 議論中に、進め方や別の論点へ脱線させる。 | 「それは後で」とタイミングを整理し、今決めるべき論点に集中させる。 |
| 終了時 | 議論だけして時間切れ。「で、どうするんだっけ？」で終わる。 | 終了時に必ず「ネクストステップ」を明確化する。 |
4. 相談者がやるべき「ゴールの定義」
相談する側も、「何をしてほしいのか」を明確にする責任があります。
会議のフェーズによって、求めるインプットは異なります。
- 初期： 依頼の目的・ゴールの確認
- 中期： 進め方・スケジュールの合意
- 後期： 具体的なアイデア出し・リスクチェック
- 最終： 文言等の詰め
今がどのフェーズで、「今日はアイデアが欲しいのか、承認が欲しいのか」を宣言しないと、相手は勝手に文言チェックを始めたりしてしまいます。
まとめ：明日からできる「会議ダイエット」
この資料が示しているのは、「会議は『作業』の場ではなく、『決定』の場である」という原則です。
- 資料は2日前に送り、読むポイントを指定する。
- 会議冒頭で「今日決めること」を宣言する。
- 「感想」ではなく「代替案」や「次のアクション」を話す。
まずは次の会議で、「資料の事前送付」と「ネクストステップの確認」から始めてみてはいかがでしょうか。これだけで、会議の生産性は劇的に変わるはずです。
